sdfsdf
03/10/2021
sdfsdfsdf
7 yếu tố cần chuẩn bị để cuộc họp đạt hiệu quả cao
Họp nhóm, họp công ty là hoạt động không thế thiếu tại các doanh nghiệp, tổ chức nhằm báo cáo kết quả, đưa ra giải pháp, thảo luận và phân tích… Chính vì vậy cuộc họp thường rất quan trọng và cần có sự chuẩn bị kỹ càng nhất. Nếu bạn được giao nhiệm vụ tổ chức cuộc họp mà chưa biết phải làm gì vậy hãy đọc ngay bài viết bên dưới. Bảng HLT sẽ chia sẻ 7 yếu tố cần chuẩn bị để cuộc họp đạt hiệu quả cao.
Mục tiêu tổ chức cuộc họp
Mỗi cuộc họp được diễn ra đều có mục tiêu cụ thể, chính vì thế cần xác định được rõ mục tiêu tổ chức cuộc họp là gì để nắm được nội dung cần triển khai và cần chuẩn bị những gì để cuộc họp diễn ra thành công và tiết kiệm thời gian nhất. Với mỗi quy mô và tính chất công việc khác nhau, mà mỗi công ty sẽ có tần suất cuộc họp với nội dung khác nhau như: báo cáo công việc, họp giao ban, họp tham mưu, tư vấn, họp chuyên môn, họp hội nghị tập huấn…
Xác định đối tượng tham gia cuộc họp
Phụ thuộc vào mục tiêu tổ chức cuộc họp mà bạn cần xác định mời các đối tượng, thành viên liên quan, phụ trách đến công việc cần phổ biến trong cuộc họp. Thông thường một cuộc họp hiệu quả sẽ có từ 5 – 7 người tham. Với số lượng như vậy sẽ đảm bảo mọi đóng góp, ý kiến đều được lắng nghe và tiếp nhận. Đồng thời mời những người liên quan đến công việc sẽ tránh mất thời gian của đôi bên và mang lại chất lượng cao.
Nếu mời quá nhiều người cuộc họp sẽ không tập trung được vấn đề chính và vô tình biến họ thành thính giả, không đem lại nhiều giá trị đóng góp.
Chuẩn bị nội dung cuộc họp
Để cuộc họp diễn ra thành công và tốt đẹp nhất, người tổ chức cuộc họp hay thư ký cuộc họp cần có sự chuẩn bị chu đáo với các vật tư quan trọng và cần thiết cho cuộc họp diễn ra tốt đẹp và mang lại hiệu quả cao.
Tài liệu, giấy tờ
Tài liệu, giấy tờ là vật dụng không thể thiếu ở bất kỳ cuộc họp nào, đặc biệt các cuộc họp báo cáo, đưa ra giải pháp…Trước khi cuộc họp bắt đầu mọi người sẽ được gửi tài liệu trước để có sự chuẩn bị và đưa ra những giải pháp nhanh chóng, hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và giải pháp khả thi.
Tùy vào nội dung cuộc họp mà tài liệu, giấy tờ sẽ được gửi trước hoặc trong quá trình họp.
Bảng kính văn phòng
Bảng là một trong các dụng cụ quan trọng giúp trình bày và thể hiện nội dung trong các buổi họp, thông báo, hoặc để ghi chú lại những thông tin cần thiết. Sử dụng một bảng có diện tích rộng rãi sẽ mang lại nhiều lợi ích quý báu trong quá trình họp.
Việc viết trực tiếp lên bảng có thể kích thích sự tham gia của mọi người, cho phép ghi chép các ý kiến quan trọng để tránh bỏ sót, cũng như tạo điều kiện cho cuộc thảo luận và tranh luận một cách hiệu quả. Chính vì lý do này, khi chuẩn bị cho cuộc họp, hãy luôn nhớ tận dụng sự thuận tiện mà một chiếc bảng văn phòng mang lại.
Hiện nay, trên thị trường có một đa dạng loại bảng phục vụ cho mục đích văn phòng, với nhiều kích thước và tính năng khác nhau, để bạn có sự lựa chọn phù hợp. Những loại bảng được sử dụng phổ biến là bảng kính từ hoặc bảng từ trắng treo tường.
Loại bảng này được sản xuất từ chất liệu kính cường lực, được kết hợp với nhau thông qua lớp keo sữa chắc chắn. Điểm mạnh của loại bảng này bao gồm khả năng viết bằng bút lông, khả năng tạo điểm nhấn thẩm mỹ cao, cũng như khả năng sử dụng các nam châm để đính kèm tài liệu. Đặc biệt, đôi khi bảng kính văn phòng còn có thể thay thế màn hình chiếu trong một số trường hợp.
Thiết bị máy chiếu, âm thanh
Tại các công ty thường sử dụng máy chiếu kết hợp mic để trình chiếu, phân tích tài liệu nên bạn cần kiểm tra kết nối ổn định về hình ảnh, âm thanh hoạt động tốt tránh trường hợp bị giãn đoạn giữa chừng gây mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
Gửi tài liệu, báo cáo trước cuộc họp
Để cuộc họp diễn ra hiệu quả và mọi người cần nắm bắt được thông tin và đọc qua tài liệu cuộc họp nhằm có sự chuẩn bị và đưa ra những giải pháp phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao. Hơn nữa tạo điều kiện để mọi người có thêm thời gian trao đổi và thảo luận các vấn đề liên quan sâu hơn.
Lựa chọn thời gian họp phù hợp
Lựa chọn khung giờ họp phù hợp sẽ đảm bảo được mọi người tham gia được và đến đúng giờ. Đây là vấn đề được mọi người quan tâm và cần tuần thủ đến đúng giờ, tránh để mọi người chờ lâu làm kéo dài cuộc họp và ảnh hưởng đến những người khác. Đặc biệt với người đến muộn sẽ tạo ấn tượng xấu và không được đánh giá cao.
Chính vì vậy khi bắt đầu cuộc họp cần tổ chức đúng giờ đã hẹn, không để mọi người đến đông đủ mới bắt đầu.
Tạo các câu hỏi để mọi người tương tác với nhau
Nhằm tạo không khí sôi động cho cuộc họp và mọi người có sự tương tác qua lại với nhau, người thuyết trình cần tạo ra những câu hỏi hỏi người tham gia, tránh nói liền mạch, thuyết trình một mình sẽ tạo sự nhàm chán và không có tính qua lại, giao tiếp hay lắng nghe ý kiến nhận xét của người tham gia.
Chính vì vậy bạn cần tự tin, thuyết trình khoa học tạo tính tương tác cao với mọi người bằng việc đưa ra các câu hỏi, khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm và ý kiến cá nhân. Với các thuyết trình này đảm bảo sẽ đạt hiệu quả và giải quyết được các vấn đề nhanh chóng.
Xem thêm: 15 cách trang trí văn phòng làm việc hiện đại, xu hướng
Tập trung và bám sát nội dung cuộc họp
Các lợi ích từ việc lựa chọn đúng đối tượng tham gia cuộc họp là có thể đảm bảo rằng các thành viên tham dự sẽ tập trung và hướng tới mục tiêu cũng như chủ đề của cuộc họp.
Trong quá trình tổ chức cuộc họp, đôi khi sự nhiệt huyết quá mức có thể gây ra việc mục tiêu ban đầu bị lệch hướng. Khi xảy ra tình huống này, người điều hành cuộc họp cần có khả năng định hướng lại các thành viên về phần quan trọng của cuộc họp.
Việc có kỹ năng trong việc tổ chức và dẫn dắt cuộc họp là vô cùng quan trọng. Bạn cần thể hiện thái độ tích cực, tôn trọng ý kiến của mọi người và đề xuất các giải pháp phù hợp để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả.
Trên đây là 7 yếu tố cần chuẩn bị để cuộc họp đạt hiệu quả cao mà Bảng HLT muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin bổ ích giúp bạn có cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp. Nếu bạn có nhu cầu mua bảng kính văn phòng Hà Nội chất lượng hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0766979393 để được nhân viên tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Bài viết liên quan
No Image
Th10
2021
03
Th8
2024
25
Bảng viết bút lông tại Hà Nội có gì đặc biệt
25/08/2024
Bảng viết bút lông hiện đã trở thành một vật dụng quen thuộc và không thể thiếu trong nhiều hoạt động hàng ngày, từ văn phòng làm việc, trường học đến các hộ gia đình. Nhờ vào sự tiện lợi, bảng viết bút lông giúp chúng ta truyền đạt thông tin nhanh chóng và dễ […]
Th8
2024
22
Tìm hiểu về Bảng Flipchart? Nên mua bảng Flipchart ở đâu Hà Nội
22/08/2024
Bảng Flipchart là sản phẩm được nhiều người quan tâm nhất lúc này nhờ vào lối thiết kế đa dạng phù hợp với nhiều không gian kèm theo đó là tính năng linh hoạt giúp cho người sử dụng có thể truyền đạt những thông tin quan trọng đến với người đọc. Với nhiều loại […]
Th8
2024
17
Những ứng dụng bảng từ trong lớp học hiện đại
17/08/2024
Bảng từ, đặc biệt là bảng từ trắng đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các lớp học hiện nay. So với bảng đen truyền thống, bảng từ mang đến nhiều ưu điểm vượt trội có thể ứng dụng trong nhiều mục đích sử dụng khác nhau góp phần nâng cao hiệu […]
